新一代数字档案馆必须基于前期所敲定的数字档案馆建设发展方向的科学规划,再采取差异化方向的分层能力建设思路开展构建实施。底层基础核心能力建设达标是面向全部数字档案馆的必须要求,而不同模式的数字档案馆最终目标仍是建成高水平高质量的数字档案馆,可以进一步在进阶能力层通过多种表现方式呈现更具自身特色的建设成果,呈现“目标一致、模式多样”的新形态。增值特色能力建设的具体实现区分为以下三个方向。
强前端:前伸型数据化能力建设
强前端方向强调数字档案馆系统工作前伸阶段的数据化能力建设,重点侧重档案“收”的环节、关注“全电子”与“新载体”两大方面。
①通电子单套归档管理体系。通过研发电子档案管理原型系统、完善电子文档一体化管理流程与前端业务系统,制定电子档案“单套制”管理配套制度。“单套制”不是单纯的技术或资金问题,而是一个立体综合系统整合兼容的问题与综合性的社会运行机制问题;实现“双套制”转化的同时落实数字签名和电子签章等技术措施,保证电子档案管理的可控、可溯和可靠,优化数字档案馆建设与管理。
②重构馆藏数字档案资源体系。在载体管理方面突出档案对象从“物理介质—数字介质—格式载体—内容载体”的转型,借助数字技术加强对馆藏档案资源体系建设的内容层面管理。将传统纸质档案进行数字化存储、保障数字格式规范,打破卷宗、文件的介质限制并进行分类组织,重构馆藏资源体系架构、转为“数据主导”的数字档案“数据体”管理,关注档案资源的数据化。
畅中端:内驱型知识化能力建设
畅中端方向关注数字档案馆如何实现档案业务流程再造与升级,侧重档案“管”和“存”两方面的知识化能力建设。
①现数字空间的档案业务数字孪生。聚焦档案的收、管、存业务3项技术应用点,充分应用新技术开展数字环境下的系统功能建设,着重业务系统数据归档、电子文件单套归档、四性检测等技术能力构建,实现数字档案业务的流程优化和在线管理。通过构建数字孪生业务体,将传统线下业务和以数字档案馆为载体的线上业务相结合,实现数字环境下档案工作能力的全面提升。
②提升知识空间的档案业务知识赋能。借助相关技术,深入挖掘馆藏数字档案资源的内容要素、获取细粒度的知识、进行知识建模,实现对档案对象载体的解构。突出档案对象从“全宗管理—卷件管理—要素管理—主题设计—多维组织—逻辑构建”的转型,通过对资源内容知识要素的定位与语义关联,达到面向档案业务的“价值主导,知识赋能”的效果。
优后端:后延型智慧化能力建设
优后端方向重视数字档案馆系统工作的“后延”部分,侧重档案的“用”,强调进一步优化档案社会化服务并加强数字档案的智慧化能力建设。
①化数字档案社会化服务建设。面向服务对象需求,重点在包括资政、智库、记忆、经验等方面推行服务并开展相应应用系统构建,例如建设城市记忆工程、专题知识库、专家智库等。在档案政务服务、行政监管方面搭建互联互通的一体化共享利用平台,优化门户网、移动端查档服务功能,实现从“最多跑一次”到“一网通办”零上门的跨越 。
②聚焦智慧档案应用型场景建设。突出云计算、大数据、5G、人工智能等新一代信息技术在档案领域的应用,面向创新型应用延伸数据价值空间。聚焦档案利用这一技术应用点,着重智能鉴定、智能编研、数据可视化、知识计算和智能推荐等技术能力构建,从数字档案管理、数据治理向智慧档案应用转化。
数字档案馆建设的蓬勃发展,提高了我国的档案管理和利用工作的效率与现代化水平,优化了档案机关组织架构和工作体系,拓展了档案共享利用、公共服务的能力;档案信息化进程的不断加快,使得档案服务高效化、档案查询开放化、档案利用便捷化不断成为可能。以上为新一代数字档案馆分层差异化能力建设的实现思路,供大家参考、学习、交流。
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