随着科学技术的不断发展，电子计算机和互联网工具日益成熟，在各个领域并发挥着越来越重要的作用。在纸质资料时代，我们需要把文件分类存放人柜，用以保存重要文件及档案资料，便于以后査找。进入信息化时代，文件分为纸介质和电子版两种形式存在，如何存放电子文件、又如何对电子文件进行管理，使之高效运用于工程建设，在这种需求下，电子文件柜应运而生。所谓电子文件柜，顾名思义就是通过计算机软件手段，利用内部网络和服务器信息化资源，建立可存放Word、Excel、CAD、PDF和数据库等格式的电子文件，并在存人后实现信息的集中保管和查询的一套应用系统。
1工程应用背景
白鹤滩水电站工程建设监理工作中，监理合同多，所包括施工合同有118个，有多家参建单位，高峰期一天的往来文函有60多份，据统计，一年的纸质收发文能装140盒档案盒，如果仅以纸质版的形式查找、利用，不仅耗时耗力，增加了成本，也给信息管理工作者带来了压力。为保证往来文件流转顺畅有序，系统地做好建设工程信息管理工作，做到忙而不乱，监理部制定了相关制度，以规范信息管理流程，也便于利用现代化管理技术进行信息管理，为电子文件柜的建立奠定基础。
2电子文件柜的建立
2.1建立电子文件柜的前提
电子文件柜是通过计算机软件来实现的，因此需要对电子文件进行设计，熟悉合同项目情况、了解文件组成，并对文件进行分类及标识是建立科学、合理的电子文件柜的前提。按照质量、环境与职业健康安
全管理体系要求，同时结合白鹤滩水电站工程建设施工标段多、单位多、文件量大等实际情况，监理部发文（以合同A为例）主要分为工程文件、监理部文件和行政文件三类，并进行标识(见图1)。
2.2电子文件柜的建立过程
以监理合同为基础，按照文件类别及标识建立电子文件柜，使各类文件能迅速检索、查找方便，不仅实现了科学化、正规化管理，也满足外部审计及质量、环境和职业健康安全管理体系的要求。
电子文件柜以办公软件MicrosoftOfficeExcel作为平台，通过在同一工作表、多个工作表或工作表与Word文档之间应用“超链接”功能建立电子文件柜系统，结合Excel的数据筛选、查找、排序，数据清单、宏、函数和公式、计算等功能，信息管理人员日常输人数据并随时维护，实现了对信息资源进行系统管理，力求以最简单的操作和最少的投入，提高信息管理和使用的工作效率。电子文件柜分为文件柜标签、目录检索和电子文件存储三个部分。电子文件柜标签就是实体档案中文件柜标签，是总目录。目录检索相当于实体档案信息中的案卷目录，是子目录，电子文件存储就是大量的电子文件。下面以发文为例，介绍电子文件柜的建立。
2.2.1文件柜标签
首先，进人MicrosoftOfficeExcel工作簿，利用Sheetl,按照文件类别及标识，设计电子文件柜的标签(见图2)，发文登记管理台帐标签设计，文件分合同A、合同B、……及监理部文件和行政文件几个类别；然后，把与之对应的所有类型的“文种”一一列人应文件子目录链接作好准备。
2.2.2目录检索系统建立
按照图1所示文件类别及标识，分别建立BHT/A-JSPF、BHT/A-JHPF、……、BHT/B-JSPF、……等多个工作表，一类文件就是一个工作表，这些工作表就是电文件柜的子目录，工作表的表头要进行合理设计，一方面相关息要采集完整，另一方面要满足使用者不同需求，能用快捷的方式查找到相应的文件。如图3,合同A工程技术批复文件工作表表头设计，可以看出各栏均可以自由筛选、查找，使用起来非常方便。然后，对相关信息进行链接，即图2中“文种”栏分别与其对应的工作表链接，完成总目录与子目录的链接。
最后，图3中“文件名称”栏分别与电子文件夹里的相应电子文件链接。查找文件时，先从“图3发文登记管理台帐标签”找到相应的“文种”，轻点鼠标就进人该工作表，从工作表里检索到需要的文件名称后，直接点击就可以查看到相关信息。
2.2.3电子文件存储
电子文件和纸质文件一样，是监理单位生产、经营活动的真实记录，是活动记忆的新型载体。产生的电子文件被集中分类存储在固定的地方，形成了电子文件库。电子文件存储在这里仅指文件形成阶段的管理，主要包括创建、流转等活动：（1)创建指在计算机系统中拟制文件，或接收外单位来文的过程。电子文件的创建期要开展一些重要的管理活动，主要包括为文件命名、确定文件的储存格式、对电子文件进行分类、将电子文件保存在适宜的位置、形成元数据等。监理发文主要按年度一合同名称一文种分别建立根文件夹、子文件夹等，与发文登记管理台帐一致。经创建的各类电子文件应逐一进行分类登记，即文件信息要录入相关发文台帐。（2)流转是电子文件由监理部内部多个部门、多个人员处理生效的过程。流转也是生成元数据的重要环节，可能生成的元数据包括：拟稿人、核稿人、签发人等。在电子文件流转过程中，容易生成多个版本，应加强版本控制，保证电子文件是最终版本，并保存必要的修改痕迹。
2.3电子文件柜信息输出
电子文件柜建立要结合传统信息管理原则、方法，遵循前端控制，通过编缉简单的函数式即可实现信息输出，为后期编制各类报告、报表及档案管理带
来便利。如生成档案整理中常用的“卷内目录”，可以通过函数式自动生成，非常方便、快捷，大大减少了档案管理人员的工作量，提高了工作效率。
3电子文件柜应用效果与维护
电子文件不受地域与空间的制约，可以同时异地进行检索、浏览、编辑与应用，实现了信息的高效利用，为人类生活创造了以往难以想象的效率空间。电子文件柜在大幅提升了办公效率的同时，应注意对其进行维护：（1)做好保密工作，避免泄密。如通过设置密码的方式明确电子文件柜的使用权限，以防止他人恶意进入窃取信息资料；另外，需定期对电子文件柜进行备份，以防发生特殊情况导致电子文件的丢失和损坏。（2)信息管理员在创建、接收、登记、处理文件的同时，应化被动的收集、保管为主动监管、控制，从而减少信息管理误差，提高管理质量。（3)虽然电子文件便捷传输、方便收集和便于携带，但传统的纸质文件储存方式是目前信息化发展中最稳妥、最实际的资料储存方式，依然占据着重要地位，因此对于一些重要的资料，还需把电子文件和纸质文件同时保存。
4结语
笔者结合白鹤滩水电站监理信息管理的实际情况，使用电子文件柜进行信息管理的经验总结及相关思考。工程项目信息管理涉及面广，贯穿于工程全过程，使用电子文件柜进行工程信息管理具有成本低、可靠性高、易于操作等优点，值得在工程信息及档案管理电子化中进一步推广和探索。
