笔者所在的房山局队针对日常工作中遇到的历史数据丢失问题，将电子文件柜应用有道◎ 郭威抢救历史数据作为近年来的重点工作之一，并提出了用信息化手段实现历史数据管理工作的思路。经过广泛调研学习，我们认为电子文件柜系统的保存数据、集中数据、共享数据、规范数据和可拓展的特点，符合房山局队的实际需求，便在市局总队的支持下，自2011年开始着力打造区县级的电子文件柜系统。
房山局队从实际情况出发，做出了先收集整理数据，再逐步实现数据管理信息化的分步建设规划。总体的进度安排为：从2011年度开始进行历史数据整理准备工作，先以2010年度历史数据整理为试点，该项工作于2012年上半年通过验收，数据整理工作正式启幕；2012年下半年整理完成2011年历史数据；2013年开展日常数据整理工作，将数据整理作为常态化工作，同时准备利用一年时间进行第二次全国经济普查之后的历史数据整理（即2008年、2009年历史数据）；2014年对2004年至2007年的历史数据进行整理，并在完成后视整理结果，评估是否要开展第一次全国经济普查之前的数据整理工作。
在整理历史数据的同时，考虑到自身实现的目标、开发公司专业技术水平、市局总队支持力度和经验，房山局队决定使用市局总队电子文件柜作为历史数据整理工作的平台。
设计实施：锁定基层需求，分步推进通过和市局总队数据中心沟通，在具体了解到市局总队文件柜在结构设计、制度设定和建设过程中遇到的问题后，房山局队结合自身特点，在市局总队文件柜基础上增加了一些定制设计。我们希望文件柜系统能够全面地参与到统计日常工作中，有效提升数据质量和统计生产力，为此房山局队的文件柜不仅要存放整理好的数据，还要更多地发挥其储存和备份的功能，为工作人员在处理业务时增加一个灵活的应用平台。最终，我们将市局总队文件柜的10个栏目增加到11个，即增加了一个局队外派机构统计所存放汇编资料的栏目。实际运用中对数据管理权限采用了N+X的结构设计，即N类型的数据（前10个栏目）由专人负责更新，所有人都可以查阅，实现数据的共享；X类型的数据归入私有栏目，谁更新，谁才有权限查阅。
2012年3月8日，房山区统计数据文件柜系统正式上线。从上线伊始，房山局队计算中心开始了文件柜内数据结构搭建和用户建立管理工作。我们将数据划分为报表数据（具有周期性和时效性的数据，如月报数据等）和文件数据（周期性不显著或无周期性的数据）两种类型。操作中，对文件数据给予一定的自主性，允许存放文件者自行填写文件目录和说明；报表数据则强调严格规范，统一建立元数据记录，再按具体情况设定报告期和上传截止时间，业务科室必须在上传截止时间内上报数据，否则将按迟报处理。我们还通过角色和身份设置区分访问对象，实现了私有数据保存和公共数据共享等不同目的。
2012年5月我们完成了报表类数据368张，文件类数据116笔的上传工作。针对部分业务科室提出元数据目录和数据集中采集平台汇总表名称不统一的情况，我们以涵盖各专业财务、生产表为原则对目录进行了适当调整，并进行了补充上传。截至2012年7月底，在设计的11项栏目中，部门数据涵盖了44个制度，80张报表；专业汇总数据涉及17个专业制度，160张报表；专业基层数据包含15个专业制度，15套报表。
最终整体上传情况见下表。
效能提高：改进设计与制度保障兼进上述历史数据整理的试点工作令我们对文件柜系统有了更直接而深入的体会，也发现了系统存在的一些技术问题和最初设计方案存在的不足。
主要问题如下：其一，数据保存过于依赖核心业务平台和单机版程序，对程序之外的数据存放手段稀缺。
其二，历史数据的流失速度不可忽视，数据的集中存储管理工作事不宜迟。
其三，历史数据整理工作具有一定的复杂性，整体工作的规范性和秩序性有待加强，工作安排也应给予更充分的时间。
文件柜试运行期间，为了今后工作的开展，我们尝试收集了一些二经普以前的资料，发现当时的电子版资料稀缺，一经普前的纸介质资料保存数量也较少，很多数据为孤本数据或准孤本数据。因此我们在整理电子版数据之外又多了一项新工作：扫描纸介质文件，实现纸介质数据的电子化。未来准备与区档案局合作，尽快通过扫描方式整理数量稀缺的纸介质资料，努力保护好这些珍贵的资料。
为了下一阶段更好地开展工作，我们在总结试点工作经验和教训的基础上对文件柜进行了结构和技术上的微调，努力使文件柜的设置实现三个提升：目录设置上提升合理性、文件柜操作上提升方便性、存放内容和存放规则方面提升规范性。为此，房山局队进行了以下一些系统优化工作：其一，调整数据存放目录，使之更全面地涵盖各项经济指标并适合相关业务科室上传，在全面收集数据的基础上避免冗余上传。
其二，建立《房山局队日常数据整理工作实施细则》，规范日常数据整理工作标准。
其三，做好电子文件柜的维护和管理工作，建立数据库及上传文件定时备份制度。
从2013年起，我们在开展新一轮历史数据整理的同时，启动日常数据维护工作，根据月报、季报等工作周期对数据进行实时整理存放。目前房山局队的数据整理工作正在稳步推进，随着电子文件柜内容的丰富，其集中保存数据、方便查询的优点也将逐步显现，相信在今后的统计工作中它将发挥更重要的作用。
