近年来，经济社会快速发展、公共治理日益进步、深厚的人文底蕴和学术氛围、人民群众多样化和个性化的需求，都对档案工作的开展提出了变革的要求。多个档案室清晰地认识到，数字化档案室建设是一项十分重要而又迫切的任务，必须将传统档案室努力建设为以数字档案资源为基础、安全管理为保障、高效便捷利用的数字档案馆室体系。
一、以数字档案资源为基础
数字档案资源建设是数字化档案室建设的核心内容，也是一项经常性的业务工作。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立务类资源库等内容。
1、应当根据档案接收范围，建立电子文件接收进馆制度和机制，配备必要的技术手段，从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。
2、档案数字化工作是一项系统工程，涉及到档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储、利用等多个环节，应当统筹规划，分步实施。
3、在对信息资源进行有序、有效管理之前，必须进行整理，包括分类、价值鉴定、开放审查等。在数字档案室建设中，可以参照传统载体档案的分类、排序方式，结合数字档案信息的特点，确定数字档案信息的合理分类方案，实现对数字档案信息的有效控制。
4、运用计算机及其相关技术设备管理数字档案信息，当前一般采取数据库技术方法进行。档案资源库一般包括目录数据库或元数据库、内容数据集等。
二、提升管理水平，保障档案安全
数字化档案室建设建立了安全保障体系，提高了现代化管理水平，保障档案安全。安全保障体系建设主要通过两方面途径实现，一是按照信息安全等级保护的要求，采用相应安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施。二是建立健全数字化档案室安全管理制度，并严格遵照实施。数字化档案室系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等，数字化档案室采取了相应的技术措施和管理手段应对这些安全隐患。高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。同时制订应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。
三、实现高效便捷利用，提升服务能力
数字化档案室建设过程中，“以需求为导向”不是一句空话，在数字化档案室中，数字档案管理系统能够实现档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能，高效、便捷、迅速已成为常态，数分钟内查找目标内容、远程提供查阅利用的事例屡见不鲜，可见，数字档案室撬动了服务的变革，查阅档案的繁琐、复杂、奔波已成为历史。
数字化档案室建设工作的成功完成，既是阶段性的成果，也是未来发展的起点。大数据和人工智能时代的来临、“智慧城市”的发展为档案事业发展提出了新的课题，面对机遇和挑战，档案室应始终坚持自我革新、扎实奋进的作风，推动档案事业迈向更加美好的明天。
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