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数字化档案室建设,有力提升了管理水平及服务能力

2023-12-28 17:15:59 来源:花都集团 阅读数:1906

      近年来,经济社会快速发展、公共治理日益进步、深厚的人文底蕴和学术氛围、人民群众多样化和个性化的需求,都对档案工作的开展提出了变革的要求。多个档案室清晰地认识到,数字化档案室建设是一项十分重要而又迫切的任务必须将传统档案室努力建设为以数字档案资源为基础、安全管理为保障、高效便捷利用数字档案馆室体系。

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一、以数字档案资源为基础

      数字档案资源建设是数字化档案室建设的核心内容,也是一项经常性的业务工作。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立务类资源库等内容。

      1、应当根据档案接收范围,建立电子文件接收进馆制度和机制,配备必要的技术手段,从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。

      2、档案数字化工作是一项系统工程,涉及到档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储、利用等多个环节,应当统筹规划,分步实施。

      3、在对信息资源进行有序、有效管理之前,必须进行整理,包括分类、价值鉴定、开放审查等。在数字档案室建设中,可以参照传统载体档案的分类、排序方式,结合数字档案信息的特点,确定数字档案信息的合理分类方案,实现对数字档案信息的有效控制。

      4、运用计算机及其相关技术设备管理数字档案信息,当前一般采取数据库技术方法进行。档案资源库一般包括目录数据库或元数据库、内容数据集等。

二、提升管理水平,保障档案安全

      数字化档案室建设建立了安全保障体系,提高了现代化管理水平,保障档案安全。安全保障体系建设主要通过两方面途径实现,一是按照信息安全等级保护的要求,采用相应安全保障技术方法,配备必要的软硬件设施。二是建立健全数字化档案室安全管理制度,并严格遵照实施。数字化档案室系统安全隐患包括数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等,数字化档案室采取了相应的技术措施和管理手段应对这些安全隐患。高度重视数字化加工、电子文件接收等过程中的安全保密管理工作。同时制订应急预案,完善灾难恢复机制,提高应急处置能力。

三、实现高效便捷利用,提升服务能力

      数字化档案室建设过程中,“以需求为导向”不是一句空话,在数字化档案室中,数字档案管理系统能够实现档案查询、资源发布、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能,高效、便捷、迅速已成为常态,数分钟内查找目标内容、远程提供查阅利用的事例屡见不鲜可见,数字档案撬动了服务的变革,查阅档案的繁琐、复杂、奔波已成为历史

      数字化档案室建设工作的成功完成,既是阶段性的成果,也是未来发展的起点。大数据和人工智能时代的来临、“智慧城市”的发展为档案事业发展提出了新的课题面对机遇和挑战,档案室应始终坚持自我革新、扎实奋进的作风,推动档案事业迈向更加美好的明天。

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