由于传统档案室基础设施较落后，导致经常出现档案错查错取、盘点出错等情况，这就表明传统的档案管理方式已经无法满足档案数量与日俱增的管理需求，二者之间的矛盾日渐突出。而档案室智慧一体化建设，有力化解了矛盾，该智慧档案馆通过搭建智能密集架系统以及RFID系统等，实现了档案的精准查询、精准定位、精准盘点、精准检测等，做到档案的有序、高效、准确管理，切实提高档案管理水平。
一、精准查询
以往，查询档案多以人工手动查找，费时费力，而档案室智慧一体化建设完成后，实现了档案的精准查询。在智慧档案室中，大量贴有RFID标签的实体档案均存放于智能密集架中，当需要查询档案时，具备权限的人员只需在智能密集架系统中输入档案编号或档案关键词等信息，系统将自动检索相关档案，大大提高查询的效率及准确性、大大减小了工作难度、减轻工作人员的压力。
二、精准定位
取档是档案管理工作中不可缺少的环节，通过取档，实现档案的利用，促使档案发挥自身价值。面对大量档案，如何做到快速精准定位及取档呢？档案室智慧一体化建设完成后，实现对档案位置的实时监控和定位，避免档案遗失和混乱。通过在智能密集架中检索查询相应的档案后，即可获取相应的档案位置信息，点击开架，档案所在列自动打开，且打开的过程中语音提示、列显闪烁、档案下方指示灯亮起，多种方式引导人员快速取档。
三、精准盘点
开展馆藏档案清查盘点工作是摸清馆藏家底的重要途径,也是消除隐患、确保档案安全的重要方式。以往人工逐一清查盘点档案的方式，显而易见是一项需要大量人力成本却效率低下的工作，也有一些库房人员较少，无法形成日常盘点管理工作，其档案盘点周期以年为单位，陈旧的盘点数据，无法实时反应档案管理情况，如遇到档案丢失、破损、不完整，无法及时修补，进而造成损失。通过进行档案室智慧一体化建设，实现档案的精准盘点、快速盘点，主要使用到的设备包括RFID智能盘点车、手持盘点仪等，从而达到在短时间内即可完成整个库房的盘点工作的效果，也避免了人为盘点可能出现的错误。
四、精准检测
档案被盗是非常严重的事故，将会造成档案室以及单位的重大损失，因此智慧档案室中需要采取相关措施，加强档案的安全。RFID通道门是一种基于无线射频识别技术的智能门禁系统，可用于图书馆/档案室、仓储、门店等场景下的进出管理，起到批量识别、防盗报警的作用，当未经授权档案经过RFID智能通道门时，RFID智能通道门可精准检测识别，并发出报警。
近些年，智慧档案室的建设成为单位档案管理的一种潮流，越来越多的单位开始认识和了解智慧档案室，建设档案室智慧一体化建设给档案行业带来了新的发展机遇。一体化智慧档案库房建设完成后，保障了档案管理工作的高效性、精准性、安全性，同时使档案管理人员能够从繁杂的档案管理工作当中解脱出来。
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