在智慧社会的到来、科学技术不断进步、国家出具各项政策等多种因素的加持下，使智慧档案室建设具有了现实的可行性，也有了实际的可操作性，甚至还有了紧迫性。智慧档案室一体化建设方案主要包括一体化管理平台、智能密集架系统、RFID档案管理系统、环控系统、安防系统以及数字化档案管理系统等，整个方案的亮点在于极具未来感和科技感，下面就智慧档案馆建设方案作出详细介绍。
一、一体化管理平台：兼容性强
一体化管理平台是智慧档案室一体化建设方案的重要内容，该平台的强大之处在于预留各种接口，兼容性强，如与智能密集架系统、RFID系统、环控系统、安防系统以及数字化档案管理系统等进行对接，即可实现子系统间的相互联动、统一管理；该平台采用了3D可视化技术，通过建模可1:1还原室内实景，档案室情况一目了然。
二、智能密集架系统：多重功能
在建设智慧档案室时，建议选用更加智能、先进、新颖的实体档案管理设备，本方案中采用的设备为智能密集架：
智能密集架系统含有多重功能，其具有防盗、防挤压功能，双双保护档案及人员的安全；其具有语音控制、触屏操作以及远程控制功能，即通过语音、触屏或者远程都可实现对密集架的操作；其具有语音提示、屏幕动画、列显闪烁等方式引导功能，帮助人员快速确定档案位置；其具有自动休眠功能，即在一定时间内没有使用的情况下，屏幕、列显、氛围灯等装置都将熄灭，达到节能减排的目的；其具有自检功能，能够更快更准排查故障。
三、RFID档案管理系统：优势显著
RFID档案管理系统优势显著，该系统主要包括RFID标签、RFID智能书车、RFID通道门、一体式馆员工作站、智能手持阅读器等设备，智慧档案室一体化建设方案中搭建RFID系统的目的在于实现档案的精准定位、快速盘点、安全管理等。
通过一体式馆员工作站将档案信息录入至RFID标签中，并将贴有标签的档案存入智能密集架中，即可实现档案的有序管理，实现档案精确定位到盒；RFID智能书车、智能手持阅读器等设备均有盘点功能，在短时间内即可完成全馆盘点；当未授权档案经过RFID通道门时，将发出报警提示，大大降低档案丢失风险。可见，RFID档案管理系统有效突破传统档案管理方式下的困局。
四、环境控制系统：提供适宜的环境
档案室环境异常将会加速档案的老化变质速度，将会危及人员的健康，因此环控系统是智慧档案室一体化建设方案中不可缺少的内容。
环境控制管理系统即对档案室的环境进行控制和管理，其主要包括温湿度传感器、空气质量云测仪、空调、恒湿消毒净化一体机、新风机、智能区域环境控制器等设备，从而达到实时监测和调节室内温度、湿度、空气质量TVOC、空气PM2.5、空气甲醛含量、空气CO2浓度的效果，从而为档案及人员提供适宜的环境。
五、安防系统：降低安全事故的发生率
档案安全工作是档案工作的底线，直接关系到档案工作的可持续发展和档案作用的有效发挥，如档案室安防设施完善，则档案安全工作将会取得明显成效；如档案室安防设施配套不完善，则将易发、多发档案安全事故。
智慧档案室安防系统主要包括防盗报警系统、防火报警系统、视频监控系统、门禁系统等方面，防盗报警系统即通过在档案室出入口安装红外传感器检测人员出入，如在布防时间段内有人员出现则能够立即检测到，并触发报警、提醒工作人员；防火报警系统主要包括烟雾传感器及灭火设备，通过检测烟雾浓度并发出报警，提醒人员及时采取灭火措施，有效避免火势蔓延。视频监控系统能够全方位监控档案室情况，实现对档案室24小时不间断监控，并可以回放查询录像记录。门禁系统可采用刷卡、指纹识别、人脸识别等多种方式进行身份认证，确保只有授权人员才能进入，全力保障档案的安全。
六、数字档案管理系统：实现电子档案的全流程管理
当前，档案种类丰富多样，各单位不仅仅重视实体档案的管理，同时也十分关注电子档案的管理，因此在智慧档案室一体化建设方案中搭建了数字档案管理系统，该系统能够实现对各种类型的档案资料进行电子化、网络化集中管理，其功能涵盖档案收集整理、移交归档、档案利用、档案保存、档案销毁等，大大提高了电子档案管理工作的效率和管理水平。
档案是历史的真实记录，是历史的可信材料，做好档案管理至关重要。由上述可以了解到，智慧档案室一体化建设方案极具未来感与科技感，其中涉及到多种先进技术及设备，有效推动档案事业的高质量发展！
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