一体化智慧档案馆感知化是信息感知的全覆盖，即将档案馆的建筑、设备、档案实体、档案用户与档案管理者联系起来，使整个档案馆成为一个感知系统，对其中物与人的变化实时感知，实现档案馆监控和管理的一体化。智能化是在对各类信息深度感知的基础上，构建互联互通的信息共享网络，加大挖掘信息资源的聚合力，为档案馆的智能化管理和服务提供决策支持。智慧档案馆智慧化是在感知化与智能化的基础上，构筑集群化、协同化与泛在化的应用体系，实现档案管理与档案服务的智慧化。本文加以分析。
一、感知化
一体化智慧档案馆感知化主要表现在对建筑与设备的感知、对档案实体的感知、对档案人员的感知。利用物联网技术，将档案馆的建筑实体、档案库房、档案密集架、温湿度环境控制系统、消防安保系统等进行立体互联和集中监控，实时感知档案馆建筑内的温度、湿度、亮度、噪声等数据信息，自动控制和调节设备的运行状态，实现设备的无人管理、设备运行情况的自动记录、设备之间的相互协调，既优化了资源配置、降低成本，又创造了安全、和谐的利用环境。在档案实体上贴上条形码、二维码或RFID等电子标签，通过感应设备远程读取标签信息，自动识别实体档案的编目信息、位置信息、借阅状态等，实现档案的物联网管理，优化实体档案管理、利用与信息统计的业务流程。
二、智能化
在物联网技术的支持下，实现一体化智慧档案馆馆内各物体、各信息载体的互联互通；在互联网技术的支持下，实现档案信息之间、档案信息与人的互联互通；在云计算技术的支持下，实现各档案馆之间、档案部门与非档案部门以及档案馆与人之间的互联互通。资源聚合依托互联互通的信息共享网络把“知识资源的视角从点拓展到条线、块面和区域，进而使服务和管理也从孤立的点聚焦于条线的交流、块面的联系和区域的互动”，通过跨系统的信息整合、跨媒介的深度连接、跨馆资源共享，实现集各门类、各载体档案信息，汇各系统、各媒介档案资源，聚各部门、各局馆的精华档案系统。实现资源聚合后，智慧档案馆将运用云计算和大数据分析技术，从海量数据资源中获取有用的知识、关系、模式，建立灵活智能的数据资源组合，利用数据挖掘和可视化技术进行抽取、整合、分析，实现数据的自动调控、智能处理与多元化呈现。
三、智慧化
只有当某个区域或范围内的智慧档案馆连成整体并形成庞大的智慧档案馆群时，“智慧”的优势才能凸显。在智慧档案馆群中，通过物联网感知能力的互联，各个智慧档案馆之间相互联动，实现馆舍的自动化综合调控与档案资源的合理再分配。对智慧档案馆而言，“协同”不仅包括人与人之间的协作，而且包括不同业务部门之间、不同应用系统之间、不同数据资源之间、不同终端设备之间、不同应用情景之间等的协调与合作。智慧档案馆间协同运行，一方面通过联合开发、深入挖掘，提高档案资源的整合建设能力；另一方面通过合理调配档案信息，提高档案资源的开发服务能力，从而使档案馆的管理与服务从分散趋向集约，从异构趋向统一。一体化智慧档案馆的精髓是“以人为本、数字惠民”，即让用户能够享受由“智慧”带来的服务，以体现智慧档案馆便民、利民、惠民的本质，而泛在化正是对其诠释的途径。泛在化，通过有线网与无线网的建设，让用户利用手机和其他多媒体信息载体，打造时时可用、处处可用、人人可用的档案利用环境，从而最大限度地体现用户获取档案信息与服务的泛在性。
从未来发展的大趋势来看，传统档案馆已经不能满足需求，而一体化智慧档案馆建设是未来档案馆建设与发展的大趋势。为此，各级各类档案馆一定要抢抓机遇，与时俱进，采取措施，积极推进智慧档案馆建设与发展。
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