传统档案库房大多存在管理能力不足的情况，归纳后大致有如下问题：普遍缺乏自动识别手段，不利于盘点工作展开；档案馆普遍对于实体档案库有无、位置等情况缺乏准确把握；无从对于档案是否在馆等准确了解，缺乏安全管理机制；档案编目流程繁琐低效、整理耗时长；档案查阅耗时长，查阅准确率难以达到要求；档案存放次序较易被打乱，一旦放错，查找困难；档案的盘点操作不科学；档案工作保密性差、风险高；档案防损工作落后，很多珍贵档案损坏或流失；过期档案管理滞后，过期档案销毁不及时；档案流动管理混乱，丢失、断档频繁发生。通常情况下，档案馆在实施RFID技术以后，档案管理质量会大大提高，打造RFID一体化智慧档案库房具有重要意义，本文加以分析。
一、便于人员管理
建设RFID一体化智慧档案库房后，对于馆内工作人员以及外来人员发放一张RFID门禁卡，作为出入档案室的唯一身份标识，RFID门禁卡采用内嵌RFID标签的卡片，可在其中的RFID标签的存储晶片中多次读取管理员以及外来人员的基本信息，用于身份辨识与查阅权限操作等。
二、信息采集更加方便
对于需要管理的物品，如档案袋、档案盒、密集架等。每个档案袋和档案盒上都黏贴一张超高频RFID标签，每张标签作为档案盒的唯一身份标识。由于标签数量大，使用相关的RFID标签打印机能够进行大批量改写，操作快，方便统一改写。
三、盘点快、准确率高
建设RFID一体化智慧档案库房，库房档案盘点时，馆内工作人员使用相关的超高频RFID读写设备进行库内盘点，达到速度快、准确率高等效果。档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID手持机扫描档案标签，收集存储信息，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员进行现场核对，使用手持机修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。盘点过程不需要打开档案袋即可完成对整盒档案的盘点。
四、高度安全管理
在档案室、阅览室的各个开放式门口安装非法出库检测RFID通道门，后台系统把需要出入库的档案信息（编号、RFID号、出库类型）推送到检测服务，检测服务通过通道门实时读取标签号，把读取到的标签号在待出库标签中查询，如果未查询到，向后台系统报告非法出库标签，并联动通道门报警系统。同时档案经过RFID通道门时，可以实时记录档案的位置信息，能够对档案进行安全控制，可见 ，建设RFID一体化智慧档案库房达到防盗和监控的目的。
建设RFID一体化智慧档案库房后，极大的提高了档案管理工作效率，不仅速度提高，更重要的是管理的准确性也有了质的提升。建设一体化智慧档案库房，通过馆藏清点，不仅能掌握准确的掌握馆藏档案数量，更能掌握档案类别和实时位置信息，实现了传统档案管理方式下几乎不可能完成的任务。
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