“经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续，各项事业的发展，都离不开档案和档案管理工作”，这深刻揭示了档案管理工作的重要地位和职责使命，传统的档案工作方式已经严重不能适应现代社会如此巨大的工作量，信息技术的出现恰恰弥补了这一缺点，智能密集柜管理系统的出现，解决了很多档案管理难题，智能档案密集柜管理系统有哪些功能？有哪些优势？本文加以分析。
一、系统功能之多种操作方式
传统档案柜、手动密集柜只能依靠人工来操作，而智能档案密集柜管理系统具备多种认证开启方式、多种操作方式，通过人脸、指纹、手势即可实现安全认证开启，通过语音、手势即可实现密集柜的开架、闭架、通风等功能，对于档案工作人员来说，十分的便捷。
二、系统功能之引导取档
在档案数量较少的情况下，档案管理起来比较简单，随着社会各项建设的突飞猛进，档案的数量骤增，载体趋向多样化，内容日趋复杂和分散，管理员面临愈加繁琐的档案管理工作，劳动强度增加，耗时长且效率低。而智能档案密集柜管理系统具有声光引导的功能，当工作人员搜索档案时，架体自动打开、自动定位，此过程中且有语音提示，屏幕及定位灯指引快速取档，确保了档案查询的及时性、准确性和档案管理的规范化和智能化。
三、系统功能之应急方案
智能档案密集柜管理系统中设置了应急方案，即保留了手动摇把，即使在断电的情况下依然可以打开架体，避免影响查档取档工作，避免影响档案馆的正常运行。
传统的档案管理工作方式显然已无法适应社会发展的需求，为实现档案有序、统一管理，打造智能档案密集柜管理系统势在必行，另外档案室除了配备智能档案密集架外，也可配备安防系统、环控系统、数字化档案系统、rfid系统等，完善档案存放环境，多措并举强化档案管理水平。
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