对于大学而言，档案是在日常校园管理、招生工作、教学工作、学校基础建设、校园科学研究等活动中直接或间接形成的对国家、对社会、对学校和学生具有保存价值的记录，是对大学的办学历程、教学经验、科研成果的全面真实记录，具有非常大的数据价值和科研价值。推动大学智慧档案馆的建设，有助于推动大学档案工作高质量发展，为大学档案管理工作的科学化、规范化、智慧化提供支持。本文从以下几点为大家普及为什么要推动大学智慧档案馆的建设。
一、响应国家政策要求：推动大学智慧档案馆建设
国家档案局、教育部在《高等学校档案管理办法》中明确指出，要“促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”，“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”，“加快大学智慧档案馆建设，保障档案信息化建设与学校智慧校园建设同步进行”。
中共中央委员会、国务院为建设一批引领改革、支撑发展的高等职业学校，推出中国特色高水平高职学校和专业建设计划（简称“双高计划”）。近年来，越来越多的高等职业院校对档案建设的需求和投入逐步加大，建设智慧档案馆成为落实大学内涵发展的重要举措。同时，推动大学智慧档案馆建设也是推动高效智慧校园工作提升跨越的有力抓手。
二、档案管理面临困境：建设大学智慧档案馆势在必行
《档案管理》杂志2020年刊登了《互联网时代下的高校智慧型档案馆建设》一文，文章对当前大学智慧档案馆建设现状进行了描述，“调查显示，全国仅有45.1%的大学建设有或正在筹建智慧档案馆，甚至有14.1%的大学只有传统的图书馆，并无档案馆存在，更谈不上智慧档案馆”。传统的档案管理方式难以配合大学的档案管理强度，在档案管理过程上存在种种弊端。
（一）学校档案管理成本高
由于日常活动较多，大学的档案数量通常十分庞大。然而，传统的档案管理方式仅使用书架、书柜等硬件设备来储存档案，伴随着档案数量越来越多，只能不断扩大硬件设备的投入来适应档案管理，占地面积较大，硬件设备成本和空间成本高。
（二）学校档案存放管理困难
大学师生在日常的科研项目和教学过程中需要使用档案，因此大学的档案室人流量较大，档案调取次数较多，这意味着管理档案的存放次序更加困难。人工识别的方式难以适应大量的档案调取，通常会导致档案存放位置杂乱，寻找档案的时间长等问题。
（三）学校档案盘点效率低
大学的档案馆内的档案出入和调取频率大，而档案出入识别、档案的盘点是一项十分繁杂且费时的工作。传统的档案管理方式单纯依靠人力来进行档案盘点工作，工作效率低。
（四）学校档案安全难以保障
大学档案是学校发展历程的真实记载，具有珍贵的保存价值。传统的档案管理方式难以对每一份档案进行识别和定位，缺少门禁系统和监控系统等配套设施，难免出现档案丢失的情况，档案安全难以保障。
三、智慧档案馆的诸多优势----建设大学智慧档案馆是必然选择
（一）空间利用率大，减少空间成本
大学智慧档案馆内含有智能密集架这一硬件设施，智能化密集架与传统的货架、书架相比，存储量更大，占地空间小，最大程度减少空间成本，满足大学庞大的档案存储要求。智能密集架集手动、电动、智能档案管理、网络远程控制等多种功能于一体，大大提高了大学档案管理的智能化、自动化程度。
（二）RFID技术可实现档案全生命周期管理
大学智慧档案馆的建设离不开RFID无线射频识别技术，RFID读写器通过无线信号采集档案信息，通过RFID芯片实现实体档案从形成、归档、利用及精准定位查找等全生命周期的管理，实现档案的无序存放、有序管理，告别大学档案存放次序混乱的窘境。RFID在档案盘点上也有突出优势，据统计，配合RFID技术可实现每秒上百次的档案盘点，最大程度解决大学档案庞大、盘点难等难题。同时，RFID技术用于门禁系统中，可以精准识别到每一份档案的信息，当档案被非法带出，便可启动报警系统，保障档案的安全。
（三）环控设备助力构建美丽校园环境
基于物联网技术，大学智慧档案馆中的环控设备通过传感器的感知能力，实现对大学档案实体周围的温湿度、光线等信息的传感。管理控制平台通过预先设定的程序对档案馆的温湿度、光线等环境进行不需人工干预的智能化调节。建设大学智慧档案馆，可为大学档案的保存提供良好的温湿度环境，为师生提供舒适的档案使用体验，有助于构建美丽的智慧校园环境。
（四）信息交互促进师生知识获取的便利
随着信息技术的发展，大学智慧档案馆应用网络技术增强服务的互动性和个性化，为广大师生打造一个信息交互的一体化档案管理平台。一方面，大学智慧档案馆的档案管理平台借助物联网技术对档案实体信息进行智能化识别、定位、跟踪和管理，为师生和校友提供一体化、交互式的档案信息；另一方面，师生可以随时随地通过智慧档案馆的档案信息服务系统检索、咨询和获取相关的档案，为师生提供高效的、便捷的档案信息资源利用服务。建设大学智慧档案馆，可最大程度提升校园知识获取的便利程度。
在国家政策支持下，推动大学智慧档案馆的建设增强了校园内部信息获取、实时反馈的智能服务的能力。未来，大学智慧档案馆将继续利用档案信息化服务，以利用档案信息服务推动社会传承和进步为使命，为在校师生与社会大众实现档案资源的共享而不断努力，使档案能够真正服务于校园、服务于社会。
本文源自洛阳花都集团网站，未经允许，请勿转载使用，侵权必究。
