以往在档案出入库操作中，一旦出库未进行授权、归还不到位甚至未归还时，就会出现档案实体的位置信息与档案系统中所著录的位置信息不对应的现象，且难以通过人工进行调整，从而使档案石沉大海。从利用的角度来讲，查不到档案和档案丢失在结果上是等同的，因此为了让档案管理更加有序，则需采用豪华型移动密集资料架以及RFID技术使档案管理进行一些改变。
一、采用豪华型移动密集资料架
由于传统档案装具存在稳定性差、功耗高、操作不便捷等问题，一些档案馆将老设备更换为了豪华型移动密集资料架，豪华型移动密集资料架又称智能密集架，它稳定性强、功耗低、操作便捷、节省空间，不仅可以将档案有序的存储，还具有声光引导功能，帮助人员快速寻找到所需档案，确保档案有序查找，具有很好的实用价值。
二、采用RFID射频识别技术
1、RFID技术下的档案入库管理
RFID射频识别技术能够对模块中储存的编号进行自动的有效识别，所以在储存的编号跟模块能够完美匹配。新档案的入豪华型移动密集资料架中时，利用智能化的操作平台进行RFID标签的写入，使每一份档案的标签中显示着档案的分类、档案的名称、档案标号、档案入档时间、档案储存年限和保密等级等信息，通过 RFID 标签的写入和粘贴，确保档案入库更有秩序。
2、RFID技术下的档案查阅管理
人员可以通过档案编号或者档案名称等信息的查询，可快速的从档案信息数据库中提取储存信息；在具体进行相关档案的出库时，档案管理人员在终端发出出库指令，然后RFID智能密集架中档案储存位置的指示灯亮，便于人员进行档案的调取。
3、RFID技术下的档案盘点系统
RFID技术的应用，使档案的盘点变得简单有效。在管理人员通过档案管理系统发出盘点的指令后，RFID读写器就可以对档案的信息进行快速的收集整理，将收集的信息跟中心数据库的数据进行比对，及时发现问题。在发现收集的档案信息跟中心数据库的信息不吻合时，需要档案管理人员及时的进行信息的修改和完善，尽快完成档案盘点工作。高效完成档案的盘点有利于档案入库和出库的完成，促进档案管理系统的高效运行，满足人们对于档案的调用需求。
4、RFID技术下的销毁、防毁管理系统
RFID标签中存储着档案的保存时间，在档案到达保存期限后，管理系统会在终端中发出销毁提示。在基于RFID技术下的档案管理系统中，还可以做到对档案的防毁，RFID射频识别系统能够控制模块信息对档案进行监督控制，在档案完成调档进行归还时，档案管理人员需要检查档案的物理特性，以确保档案的完好性，利用RFID的信息监控功能，可以及时对信息异常的档案进行提示，便于管理人员进行处理，极大的维护了档案的安全性。
5、RFID技术下的档案防盗安全管理
档案管理系统中，所有的档案都在RFID标签信息的管理下，在某一份档案被取出的时候，豪华型移动密集资料架会将档案取出的信息反馈给管理系统，如果管理系统并没有传达出档案的调档命令，这就属于档案的离开异常，相应的监控模块就会被快速激活，引发相应的警报并进行报警处理。不仅如此，当档案即将被带出档案室路过智能门禁时，门禁就会对档案的权限进行检测，如果检测不通过就会出现报警，从而达到档案系统的自动防盗保护，档案管理系统在应用RFID技术后，档案的保密性和防盗安全性得以提高！
在档案库房中，添加豪华型移动密集资料架以及RFID技术，使档案管理更加有秩序，从而推动库房档案管理水平的提升，使档案库房管理走上新的台阶。
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