经常使用钢制档案柜的办公人员会发现，办公室的钢制档案柜总是很快就放满了，不得不再次进行采购，时间长了钢制档案柜在办公室中就占了很大面积，而且钢制档案柜多了之后查找资料也要花更多的时间，这都是因为没有利用好钢制档案柜的空间，钢制档案柜空间利用率其实是可以提高的。
想要提高钢制档案柜空间利用率，最重要的是档案管理人员要学会将档案资料分类管理，不能每次产生新的资料都占据一个新的柜子，最好是某一类资料有一个固定的位置，当有新资料时放入原来的柜子就可以了。还有就是档案资料的大小，如果某一类的资料都是比较小的纸张，就不要放在空间大的柜子里，这是对空间的一种浪费。
另一个关键的的地方不在档案的存放上，而是在采购时，购买钢制档案柜的时候就要清楚用来存放哪些资料。要知道钢制档案柜有很多不同的规格，不同规格的钢制档案柜适合存放的资料肯定也是不一样的，比如如果需要存放一些公司印章、钥匙等物品，就选择带有抽屉的钢制档案柜，普通的对开门钢制档案柜比较容易导致这些东西的丢失。
钢制档案柜里的内部的层板是可以调节的，所以提高钢制档案柜空间利用率的另一个方法就是利用好这个功能，档案管理人员要根据不同种类的档案资料来调整内部层板，在钢制档案柜层板的承重范围内充分利用空间，提升存放量。
当钢制档案柜放满的时候不要第一时间再采购了，先看看你的钢制档案柜是不是真的“满了”，如果不是，就要提高钢制档案柜空间利用率了。
