数字化档案室是档案部门为顺应数字化时代发展而建设的，数字化档案室为各级各类档案室为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。下面来和大家分享数字化档案室建设的必要性。
一、有利于更大限度地展现档案的价值
当前，“互联+”已渗透至我们生活的方方面面，深刻地改变了我们的生活方式和行为方式。顺应互联网时代发展的潮流，数字化档案室建设，深入挖掘档案资源，创新档案管理方式，能够使档案的价值得到充分的展现，更好地服务于大众。
二、有利于降低档案管理成本，提升档案工作效率
传统档案室实行人工管理模式，在这一模式下, 一方面，档案信息的采集、整编需要大量的资金和人力资源投入；另一方面，由于档案管理中的主观因素较多，因此难免出错，档案管理者工作中的任何一个疏忽都有可能对档案造成不可挽回的损害。而数字档案室实行智能管理模式，在信息的采集和编辑上可以实现一次投入、多次产出，大幅度减少档案信息资源开发和使用的成本。
此外，先进技术支撑下的数字化档案室建设有利于提高档案工作效率，在文件归档时，系统会自动生成文件目录，用户只需要在应用系统上搜索文件名称或关键词，就可以迅速查找到自己所需要的内容。这样，在提高查询便捷性的同时，也提高了查询的准确度。
三、有利于规避风险
在档案管理人员数量不足且专业化程度不高的情况下，必须应用新技术手段来解决档案管理的问题。而建设数字化档案室，安装安全性较高的硬件设备就显得尤为重要，可以在很大程度上解决上述问题，提高档案管理人员规避风险的能力。
新时代，各个领域都发生了变革，传统档案管理模式已不能完全适应当前档案事业发展的要求，因此档案室也必须跟随时代发展的脚步进行变革创新，将传统档案室升级为数字化档案室。数字化档案室建设有利于更大限度地展现档案的价值，有利于降低档案管理成本，提升档案工作效率，有利于规避风险，从而推动档案管理工作迈上新的台阶。
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