数字档案馆是传统档案馆的升级和创新，数字档案馆建设主要包括基础设施建设、电子档案管理系统建设、数字档案资源建设、制度规范建设、安全保密体系建设等，其中电子档案管理系统在数字化档案馆中起着至关重要的作用，下面是电子档案管理系统基本功能规定。
一、总则
为推动电子档案科学管理，规范电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，确保电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家有关法律法规和标准规范，制定本规定。本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。
二、系统总体要求
系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。
三、档案接收
系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。系统应具备对征集档案进行管理的功能。
四、档案整理
系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。系统应具备电子档案批量格式转换的功能，生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的电子档案。系统应具备维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。系统应具备电子档案入库功能，并保存入库处理过程记录。
五、档案保存
系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能，对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权的修改与删除，记录长期保存过程中的变动信息。
六、档案利用
系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支持电子档案的检索、筛选和输出，能够为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。系统应具备电子档案在线借阅服务功能，支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理，并记录用户使用电子档案的意见和效果等信息。系统应具备档案编研功能，对档案编研成果进行管理。系统应具备电子档案利用登记功能，保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法纂改。
七、档案鉴定与处置
系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能，按照电子档案的处置规则，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能，支持密级、价值和开放等鉴定处理。系统应保存鉴定与处置的过程信息，记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。系统应具备电子档案销毁管理功能，对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁，留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。
八、档案统计
系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。系统应具备对一定时间期限内的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能。系统应内置常用电子档案工作统计报表。系统应提供报表制作工具，支持用户自定义统计报表。
九、系统管理
系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能。系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理；系统应内置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案；系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，内置常见种类的电子档案元数据方案。系统应具备用户信息管理的功能，支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能，支持电子档案管理用户的分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能。系统应具备日志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能，记录发现问题。
以上《电子档案管理系统基本功能规定》来源于国家档案局。
