档案管理属于一项基础性工作，在单位发展和社会建设中的作用价值较为明显，社会发展进程不断加快的过程中，这项工作也应做到与时俱进，各企事业亟需现代化、科学化的数字化档案管理系统，对传统的档案管理进行全方位的升级。智慧档案馆的智慧不仅在于对纸质档案的全流程管理，而且在于其拥有一套完整、科学、严谨且高效的数字化档案管理系统。搭建智慧档案库房数字化管理系统，是顺应潮流、适应时代发展的新举措！本文加以分析。
智慧档案库房数字化管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅，其优势包括且不限于：（1）档案数字化：系统连接高拍仪等设备，将扫描后的图片文件经过OCR等技术智能加工，最终导入档案系统中来。（2）档案整理：档案批处理，自动生成档号、自定义档案名称、位置、保管年限等等。（3）档案管理：档案数据规则、审批归档、鉴定销毁、权限分配。（4）档案利用：快速检索、收藏、借阅、归还、信息记录导出。（5）档案安全：登录验证、权限管理、档案借阅全流程日志记录，且信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
通过搭建智慧档案库房数字化管理系统，极大的缓解了档案的存储压力，同时立足于数字化的管理系统使得档案的调用、借阅、归还都变得更加便捷，一份文档可在同一时间段内借阅给多位权限人员，提高了效率的同时也大大的增强了档案的可利用性。数字化档案的权限审核保证了档案在流通过程中的安全性，防范密级档案的外流泄露，有利于的档案的保密工作。
数字化管理档案使传统的以纸为载体的信息对象转变为机读档案，不但节省保管费用，节省占用空间，而且查阅起来较为方便，从而避免了反复印刷资料而造成的纸张和人员浪费。纸质档案电子化后，档案的使用更加安全，特别是对于历史悠久的档案材料，经过数字化处理无疑是更好的保护，档案经过数字化处理后，可以避免部分档案篡改。
由此可见，搭建智慧档案库房数字化管理系统是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求， 智慧档案馆档案数字化系统使档案工作更符合时代要求，将档案从繁琐的流程中解放出来，让档案以数据的形式便捷高效流动起来。
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