在传统档案工作中，机关单位档案部门与档案馆有着较为明确的职责分工，前者工作重点是文件材料归档和进馆前档案的管理，后者要对进馆档案进行管理并长期保存。机关单位档案部门一般不涉及档案长期保存问题，而档案馆也不需要考虑文件材料归档工作。这也是二者分别以数字档案室、数字档案馆推进档案信息化建设的根本原因。但随着档案信息化工作不断深入，机关单位档案部门在电子档案进馆后一般倾向于长期保存以便利用，而档案馆也存在直接对接区域内业务平台接收电子档案的情况，二者在职责功能上逐渐趋于一致，都需要对电子档案全生命周期进行规范和管理，这为统一开展智慧档案馆室建设打下基础，下面对一体化智慧档案馆的定位加以分析。
一、智慧档案馆是智慧档案战略中平台建设的重要内容
从智慧档案战略整体架构来看，一体化智慧档案馆的定位为它是智慧档案战略中平台建设的重要内容。要保证智慧档案战略的实施效果，在全国建设统一的档案信息资源管理利用一体化平台、共享服务平台是比较理想的，但在统一平台建成前或者平台无法实现完全覆盖情况下，开展一体化智慧档案馆建设，打造基于机关单位或省、市综合档案馆的智慧应用平台就显得尤为重要。
二、智慧档案馆是智慧档案战略中数据治理的重要节点
一体化智慧档案馆定位为它是智慧档案战略中数据治理的重要节点，这个“节点”是指智慧支撑节点，核心任务是根据辐射面大小承担起机关单位、行业系统、行政区域内或跨区域范围数据治理和智慧服务职能，与全国档案信息资源管理利用一体化平台、共享服务平台构成全覆盖、网络化的数据治理与智慧服务体系。在数字档案馆向智慧档案馆过渡过程中，智慧档案馆可以为数字档案馆提供数据治理能力支撑，数字档案馆也可以借助一体化智慧档案馆的定位实现一定程度智慧化。这样，智慧档案馆与数字档案馆可以形成“资源中心”与“治理中心”的分工，有效解决数字档案馆建设多年来的建设成果应用问题，同时也为智慧档案战略下省级中心、区域中心建设提供准确职能定位。
三、智慧档案馆是智慧业态下数字档案馆的升级模式
从国家信息化工作发展趋势来看，信息化工作向数字化、智慧化方向转型已呈不可逆转之势。对于以数字档案馆建设为特征的档案信息化工作来说，数字档案馆转型升级为智慧档案馆也是智慧业态下的一个必然结果，因此一体化智慧档案馆定位为智慧业态下数字档案馆的升级模式。虽然二者在建设目标、构成要件和技术要求上等方面存在较大差异，但是数字档案馆多年来在建设实践中形成的架构设计、组织模式、建设方法等都可以为智慧档案馆借鉴使用，在应用系统和数据资源等方面积累的建设成果都可以作为进行智慧档案馆室建设的重要基础。当然，智慧档案馆与数字档案馆室有一项重要不同，就是智慧档案馆建设使用相同标准、同一规范，不需要为不同档案机构定制不同的建设标准和评价办法，因而机关单位档案部门、档案馆可以按照统一标准进行建设，并根据机构的不同形成智慧档案室、智慧档案中心、智慧档案馆等建设成果。
新时代、新征程，档案馆也在不断进行升级、发展，一体化智慧档案馆是智慧档案战略中平台建设的重要内容、是智慧档案战略中数据治理的重要节点、是智慧业态下数字档案馆的升级模式，各个厂家对智慧档案馆研究从一开始简单到逐渐深入拓展，为各单位、各领域打造出完整的方案！
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