为了解决目前各个档案馆档案管理人员不足但是档案数量持续增加二者之间的矛盾，就需要基于目前快速发展的信息化技术加强档案的信息化建设，通过构件一体化智慧档案库房的方式，充分发挥电子档案的高效率优点，提升档案管理中的“收、管、用、存”的能力。本文来和大家分享一体化智慧档案库房建设和实施的有效策略！
一、智慧档案库房全流程智能化管理
对于纸质档案来说，一体化智慧档案库房建设实现了对纸质档案的智能化安全保管，一是实现档案的智能化出入库，针对需要入库的新建档案，需要对其类别、年度以及密级等信息进行编目，并经过终端管理器写入RFID标签，然后在中心数据库中保存，便于系统其他模块可以调用。二是实现档案的智能化查询，在需要查询所需档案资料时，通过查询管理子系统对档案编目号进行查阅，然后由系统下达此编目号档案的出库指令，由自动识别模块根据指令要求来确定其储位编号，在档案出库时还可以通过出库口的RFID阅读器对出库档案信息进行读取并核对，在确定无误之后记录档案的出库时间，否则就会通过监控模块向警报模块发出信号，并由警报模块发出异常警报。三是实现档案库房的智能化盘点，在此信息管理模块中的查询子系统发出盘点指令之后，RFID阅读器就会对档案信息和对应的储位信息进行收集，然后上报到中心数据库进行核对，针对其中异常的信息提醒管理人员通过手持式阅读器进行人工现场核对工作，将核对之后的信息重新输入系统中。四是实现档案的智能化安全管理，通过此档案管理系统中的安全管理子系统可以实时监控档案库房现场情况，针对出现的异常情况发出异常警报，避免出现档案被损坏或被盗等问题。
二、智慧档案库房电子标签集成
一体化智慧档案库房建设和实施策略为打造智慧档案库房电子标签集成，一是基于RFID技术进行系统方案设计，在此RFID技术上所构建的档案自动化管理系统主要有RFID数据管理模块和档案信息管理模块两部分组成，前者主要用于对档案数据电子标签的收集、储存和读写，后者则主要应用和管理档案信息。二是设计RFID数据管理系统模块，此模块主要有中心数据库与终端管理器组成，主要用于存储数据以及信息输出或输出。而且在档案盘点工作中，也可以通过电子标签信息项的设定，以及电子标签、电子标签阅读器、密集架体天线的安装来准确匹配档案信息和储位信息。
三、智慧档案库房电子门禁集成
通过RFID智能通道门禁系统可以不用接触就能扫描RFID标签中的信息，因此可以应用此门禁系统来实时监测档案资料的出入库情况，并将记录上述情况的录像进行保存。如果在没有查询子系统发出出库指令的情况下出现了档案离开储位的情况，此系统则会将此情况相关信号发给警报模块并发出实时警报来提醒管理人员。
四、智慧档案库房环境监控
一体化智慧档案库房建设和实施方案中建议设计了环境管控系统，可通过温湿度传感器可以实时智能化检测库房环境状况，并通过软件平台将监测到的数据实时发送给监控主机，在主机对实时监测数据进行分析和判断之后，针对其中出现的异常数据会向报警系统反馈信息并发出警报来提醒工作人员，而且可以联动空调和除湿设备等对库房环境的温湿度进行智能化调节。
智慧档案库房是基于目前的云计算平台、运用云管理理念所构建的一种全新的档案管理模式。一体化智慧档案库房建设和实施，可以通过先进信息技术的应用来提升档案管理工作效率，解决档案馆一直存在的挡多人少的矛盾问题，而且可以充分发挥档案应有的价值，一举多得！
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