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数字档案馆建设,激活档案事业发展动力!

2023-12-01 17:40:12 来源:花都集团 阅读数:2205

      数字档案馆建设是多个单位档案工作发展的内在需求,也是实现电子档案前端控制的重要手段和落实电子文件管理标准规范的更佳途径。近年来,国家档案局先后发布了《数字档案馆建设指南》、《企业数字档案馆建设指南》、《数字档案馆系统测试办法》等文件,为档案馆科学建设指明方向,在此推动下,多个单位积极开展数字档案馆建设,促进传统档案馆向数字档案馆转型,进而激活档案事业发展动力!

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一、数字档案馆的功能

      1.支持电子档案的收集和存储

      数字档案馆是原有档案馆的“升级版”,数字档案馆建设完成后,实现电子档案的收集和存储。通过数字化技术将现有的馆藏数字化,并通过在线和脱机方式接收各个立档单位归档的电子文件。在此基础上,将不同格式和类型的数字化档案信息转换成统一格式,进行压缩处理和存储。

      2.支持多方式检索查询电子档案

      档案馆的检索查询效率影响着档案的利用,影响着档案馆的服务水平。建设符合要求的数字档案馆,能够提供档案信息的目录级和文件级查询服务、基于内容的多媒体信息检索服务,使得用户不受时空限制,随时随地迅速找到所需档案,大大缩短了查询时间、提高档案管理效率,进而提升档案馆的服务能力。

      3.具备电子档案的安全管理功能

      由于档案本身具有较强的保密性,所以数字档案馆建设时要尤其注重安全方面。数字档案馆采取了多种安全措施,其需要登录验证,同时记录用户对档案信息的操作情况,包括操作时间、操作内容、操作人员等信息;其可以进行权限控制,用户只能获取自己所需权限的档案信息,无法越权访问其他无权限的档案信息,从而维护单位档案信息的真实、完整、可用和安全。

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二、现实案例进一步证明数字档案馆建设的可行性

      以往,在建设数字档案馆时,没有一定的标准、策略和方向,导致数字档案馆建设难上加难,而经过多年的发展,数字档案馆建设取得新进展,数字档案馆数量再创新高。不少单位在档案馆建设工作取得了喜人的成绩,为单位的经营与发展提供了有力的支持。数字档案馆建设完成后,档案工作效率得到了大幅度提升,档案工作较好地支持着主业的发展,档案工作水平也有了大幅度提升,档案部门地位有了较大的提高,档案人员得到了成长,进一步证明数字档案馆建设的可行性。

      由此可见,数字档案馆建设是传统档案馆的未来发展趋势,是管理电子文件的重要方式。通过数字档案馆的应用,可以开展电子文件的收集、存储、查询、安全等各项业务,完成对电子文件整个生命周期的管控,实现档案管理各业务环节的自动化、网络化,从而激活档案事业发展动力,促进档案管理水平跃上新台阶!

      本文源自洛阳花都集团网站,未经允许,请勿转载使用,侵权必究。

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