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智能档案室建设方案,实现档案资源的高度智能化管理!

2023-11-30 17:41:29 来源:花都集团 阅读数:1908

      档案是单位重要的资源,它在单位的运行、发展等方面均有突出的作用,但目前大多数单位档案室无法满足档案数量日益增多的管理需求,导致档案档案存储难、查询难、盘点难、利用难等问题频频出现,因此多个单位现需规划并设计智能档案室建设方案。基于目前的多种新兴技术所构建的智能档案库房更加实用、更加先进,在美观性方面也更胜一筹,进而有效提高档案管理水平,实现档案资源的高度智能化管理。

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一、档案管理更简单

      在智能档案室建设方案中,包括实体档案管理系统以及数字化档案管理系统。实体档案管理系统中采用了智能密集架以及RFID标签、RFID智能书车、一体式馆员工作站、智能手持阅读器、RFID通道门等设备,从而实现了实体档案的快速检索与查询、精准定位并引导人员快速取档、短时间内完成全馆室盘点、出库入库管理、借阅归还管理等。通过采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工,完成电子存储,数字化档案管理系统实现了电子档案的收集、整理、利用、管理、安全等功能。这两大系统为档案管理带来了诸多优势,使档案管理更简单。

二、档案利用更便利

      档案利用工作要以用户为中心,在满足利用者需求的同时,还要兼具简便性。智能档案室建设完成后,能够根据特定利用者的需求,通过一定的方式、方法高效提供档案信息,让档案利用更便利。如利用者需要利用实体档案,则智能档案室可以更高效地完成查询以及借阅等工作,使用户更快得到所需的档案,大大缩短了等待时间。如利用者需要使用数字档案,则可以随时随地远程检索查阅相关档案,让用户“少跑路,多办事”!

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三、档案安全有保障

      近年来,档案安全问题备受关注,智能档案室建设方案以预防先于补救的原则,采用环控系统及安防系统等措施来保护档案。环控系统主要包括智能区域环境控制器、空调、智能恒湿消毒净化一体机、新风机、空气质量云测仪等设备,安防系统主要包括烟雾检测仪、七氟丙烷灭火器、摄像机、红外传感器、门禁等设备,一旦发生异常情况将出现报警提示,及时进行处理,做到未雨绸缪,避免档案档案受到威胁。

四、时间、人力都更节省

      在传统档案室中,需要大量人工分散了解各个设备的情况、档案的状态等,而在智能档案室建设方案中包括一体化管理平台,一体化管理平台能够对馆室内多个子系统进行集成,档案情况、环境情况、报警信息一目了然,即使无人值守,也能随时了解各个系统运行状态。可以看出,通过安装一体化平台,实现统一、集中管理,提高了管理效率、提高管理及时性、降低运维人员的投入,从而大大节省时间和人力。

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      以上和大家分享了智能档案室建设方案内容及优势,相信大家对智能档案室有了进一步的了解,各个单位在建设智能档案室时,应选择专业的建设厂家,并与厂家深入沟通,确保档案馆智能化建设方案的合理性,确保方案符合使用需求,使各个系统的优势得到充分发挥,促使档案管理效果更佳。

      本文源自洛阳花都集团网站,未经允许,请勿转载使用,侵权必究。

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