信息技术的不断发展使得档案库房建设呈现智慧化的趋势，而对于档案资源管理而言，传统的人工管理极易出现安全防范不到位、数据出现缺失的现象，进而将对档案库房管理的高效性产生直接影响。档案库房存放着众多重要的档案信息内容，而在多种自然环境因素以及人为因素的影响下，将使得档案管理出现一定的难度，因此将智慧化技术融入到档案库房管控中，能够更好地推动管理模式朝着多元化的方向发展，为提升库房管理的整体安全性奠定良好基础，下面和大家分享一体化智慧档案库房建设的意义。
一、环境得到优化，打造档案安全坚实屏障
在新时代档案资源不断增加的背景下，档案库房需要对传统的管理方式进行变革，积极将现代化的智慧技术融入到库房安全装置设计中，为做好档案库房安全管理的“十防”（防盗、防火、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体）的要求，通过智能化的监测数据控制，使得库房管理能够朝着现代化、智能化以及高效化的方向发展，期间将计算机、摄像头以及传感器等智能装置融入到库房中，对其中存在的安全问题进行监控和自动报警，并做好相关信息的记录，为优化库房的整体控制水平奠定良好基础。档案作为一种不可复制的重要资源，在安全管理的过程中更加需要注重对其内部信息做好原始性的保存，进而为优化档案资源利用价值和效率奠定良好基础，一体化智慧档案库房建设的意义为档案库房存放的环境得到优化，打造档案安全坚实屏障，进而为延长档案的寿命创造了良好条件。
二、实现档案信息的数字化存储、传播和利用
一体化智慧档案库房打破了传统思维方式，改变观念，适应社会发展，把“纸”变成“电”，加强电子档案的推广，建立一个切实可行的电子档案管理体系，规范电子档案的形成、保管和使用，使其规范化、制度化，为档案信息化保驾护航。其次，一体化智慧档案库房建设的意义还在于改变档案检索利用完全依靠人力资源的状况，积极探索全文检索和建立档案信息资源数据库，运用现代信息技术，建立数字化、网络化的档案信息服务平台，为单位积累和存储信息资源。档案信息化使档案从传统载体的束缚中解放出来，实现档案信息的数字化存储、传播和利用。
三、实现档案实时精准定位、快速盘点
一体化智慧档案库房建设的意义为解决了档案盘点难，数量及放置位置不准确等问题，通过打造一体化智慧档案库房RFID智能档案管理系统，对档案流通的每个环节进行数据采集和监控，实现档案业务办理自动化管控，实现档案资料智能管理信息化。针对档案无序摆放，有序管理，实现档案实时精准定位，短时间内实现全馆盘点，无需人工操作即可实现档案可视化、系统化、智能化管理，可有效提高档案管理人员工作效率。对出入信息自动采集，非法出入报警，所有档案流通动作自动采集，可追溯。
除此之外，一体化智慧档案库房建设的意义、智慧档案库房建设的必要性还包括实现档案馆各类信息的一站式访问，打破了原各信息子系统间的信息孤岛，集成各个智能业务系统的信息碎片，聚合在同一的数据展示平台上统一展示，为信息联动应用打下基础。
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