说起密集架每个人对它都有不同的理解，有的人感觉密集架是一种存放档案的载具，有的人认为密集架是一种高效的柜子。其实不管怎么理解密集架在如今社会中都发挥着很大的作用，它在档案管理中起到了不小的作用，越来面对数量巨大的档案资料密集架就越是能发挥它本身的作用。
很多人都只知道密集架的储存能力比较强，但是对密集架具体在工作中具体能存放多少量的档案资料并没有太多的概念。很多人在采购密集架之前会结合自己单位的档案数量来考虑采购多少数量的密集架。其实密集架从功能上来说也相当于一种新型的柜体，它也是有有效使用空间和储存空间的，了解了密集架的有效使用空间就可以知道密集架能存放多少档案了。
同时我们还要了解自己单位档案的规格，有的档案会采用档案盒进行规整，这样要以档案盒的外形尺寸为准。
以常规密集架规格为例，标准的密集架单组长度为900mm，同时每组两侧均有立柱，立柱所占宽度为五公分左右，所以每组密集架的内部有效长度为850mm。假如采用五公分厚档案盒，那么850mm的空间长度就可以放17个档案盒。如果采用三公分的档案盒，可同理计算。
只要我们知道每组每层单面可以放多少档案盒，那么就可以根据密集架的层数以及双面的特征，计算出相应的倍数就可以知道每组密集架可以承载的总数。这样就可以根据自己单位档案的数量估算出需要多少组密集架以及选择多大的房间合适。需要注意的是在选择密集架规格的时候一定要保证所订层数的层高可以满足档案的高度，否则就会出现层高不足够放下档案盒的麻烦。
