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建设学校智慧档案室,为学校的发展添砖加瓦!

2023-12-07 16:47:34 来源:花都集团 阅读数:2198

      档案是学校的宝贵财富,档案工作是学校重要的基础性工作,是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志,学校档案室的发展是学校长久发展不可或缺的一部分因此建设学校智慧档案室具有一定的必要性和紧迫性。随着新兴技术的广泛应用,各个学校纷纷开展了智慧档案馆的建设工作力求解决现有档案管理中存在的问题,助力学校档案管理工作水平得到进一步提高,为学校的发展添砖加瓦!

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一、建设学校智慧档案室,需要哪些设备?

      在建设学校智慧档案室时,并不是毫无准备的情况下就展开工作的,各个单位需要寻找专业的智慧档案室建设厂家,将自身需求、自身预算以及档案室大致情况告知厂家,专业的厂家将因地制宜、结合实际情况出具设计方案。通常情况下,智慧档案室建设需要以下设备:

      1、顾名思义,智慧档案室是管理档案的场所,那么与档案相关的先进设备和技术是必不可少,如智能密集架、数字化档案管理系统、RFID标签、RFID智能书车、RFID通道门、一体式馆员工作站、智能手持阅读器等。

      2、为保障档案的安全,多个环控设备、安防设备走进了智慧档案室中,如智能恒湿净化一体机、空气质量云测仪、新风机、智能区域环境控制器、摄像机、七氟丙烷灭火器、烟雾传感器、红外传感器、门禁等设备。

      3、传统档案室管理模式比较落后,无法实现省时省力、高效统一的管理模式。在智慧档案室中,一体化管理平台是不可缺少的设备,其实现了多个系统的集成,实现多系统的统一集中管理,更能灵活的适应各种情况、更方便相应工作的开展。

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二、建设学校智慧档案室,带来哪些优势?

      1高效性和便捷性:建设学校智慧档案室后,大量实体档案不再无处可存,而是实现了有序安全存储,实现了档案的快速查询、检索,实现了档案的精准定位、快速取档、高效盘点,节省了大量时间和人力成本智慧档案室支持对实体档案进行数字化,完成电子存储,并具备电子档案的全生命周期管理,使档案管理更加方便和快捷。

      2、提高档案的安全性:智慧档案室能够实时监测、准确显示以及及时调控档案室的温度、湿度、空气质量TVOC、空气PM2.5、空气甲醛含量、空气CO2浓度等,为档案建立适宜的环境;智慧档案室建立了严格的安全措施,工作人员可及时地掌握档案室情况,更快消除安全隐患,防止档案信息泄露、防止档案丢失损坏。

      3、档案室管理模式更新颖:建设学校智慧档案室后,实现了一体化管理平台智能密集架、RFID系统、数字化档案管理系统、环控系统、安防系统等系统的整合和互联互通,摒弃了传统分散管理的模式,整个档案室的管理模式更加新颖,为档案管理人员带来不一般的工作体验,对档案室升级起到巨大的推动作用!

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      近年来,多所学校在如火如荼的建设学校智慧档案室,大学智慧档案馆的建设并不是对传统档案室简单的改变,而是以新技术、新设备、新理念为导向的全新档案室档案存储、查询、取档、借阅管理、出入库管理以及档案安全等环节都作相应的变化调整,促管理水平提高再提高,为学校的发展添砖加瓦、为学校的发展提供更多可能。

      本文源自洛阳花都集团网站,未经允许,请勿转载使用,侵权必究。

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