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智慧档案馆整体解决方案,有效解决管理痛点!

2023-12-05 17:14:32 来源:花都集团 阅读数:2165

      档案记载着单位发展变迁的重要信息,是一项无形的宝贵财富,做好档案管理至关重要。近年来,不少档案馆室反映档案管理难度大,工作繁重、工作效率低、安全性无法保障,传统的档案管理工作方式显然已无法满足管理需求,急需通过建设智慧档案馆来解决现存问题,因此智慧档案馆建设势在必行。智慧档案馆整体解决方案的目标为实现档案管理简单化、高效化、安全化、规范化,从而有效解决管理痛点,下面一一分析。

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一、方案概述

      智慧档案馆整体解决方案主要包括档案管理系统(智能密集架、RFID系统、数字化档案管理系统)、环控安防系统、一体化管理平台等。智能密集架为档案存储装具,具备安全防护、语音触屏操作、声光引导取档、一键检测等功能;RFID系统具备精准定位、快速盘点等功能;数字化档案管理系统能够对实体档案数字化,完成电子归档并实现电子档案的全流程管理;环控系统具备实时显示、监测与调控温湿度、空气质量等功能,保障档案馆环境处于正常范围内;安防系统具备防火报警、防盗报警、全天候监控等功能,多措并举保障档案安全;一体化管理平台支持多系统集成,真正做到档案馆的统一管理。

二、实施优势

      1、伴随着档案数量的增加,档案装具的容量逐渐告急,档案无处可存何谈后续查档、取档、用档,因此大量档案得到有效存储是档案管理工作中的首要内容。智能密集架内部含有多层层板,每层均支持双面存储,容量较大,智慧档案馆整体解决方案中将多组多列多区智能密集架合理排列布局,使档案库房空间得到充分利用、容量得到扩增,确保大量档案得到有序、安全存储。

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      2、以往,档案管理各个环节都需要耗费大量的时间精力,对于档案管理工作人员来说,任务十分繁重,而智慧档案馆解决方案中采用了智能密集架以及RFID系统,可快速查询检索到所需档案,智能密集架在开架过程中语音提示、屏幕动画、列显闪烁、档案盒下方指示灯亮起,多种方式引导人员快速取档;基于RFID技术,手持盘点仪或智能盘点车在短时间内即可完成全馆盘点;当未授权档案经过RFID通道门时,将发出报警提示,避免档案丢失、被盗。方案实施后,提升了管理精准度,大大减轻了档案管理人员的负担。

      3、智慧档案馆整体解决方案从治理库房环境以及加强安全防范措施等方面入手,采用了空调、智能恒湿一体机、空气质量云测仪、智能区域环境控制器、烟雾检测仪、七氟丙烷灭火器、红外传感器、摄像机、门禁等多种先进的设备,确保各项环境数据的准确性、确保调控的及时性,为档案建立良好的保存环境,做到预防在先,提高档案馆安全系数,有效避免火灾、盗窃等事件的发生。

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      4、档案利用,可以说是档案价值得以实现的过程。在传统档案馆中,仅仅支持实体档案的利用,在智慧档案馆建设完成后,打通了信息壁垒,实现了电子档案的随时远程利用、多人异地同时利用,确保档案利用更加便捷,确保档案发挥更大的价值,尽所能服务好每一位用户。

      5、一体化管理平台是智慧档案馆方案中的重要内容,其通过数字孪生技术打造3D沉浸档案馆,直观展示馆内情况,让人员获得不一般的体验;其可将智能密集架、RFID系统、数字化档案管理系统、环控系统、安防系统等集成到一起,实现多系统的统一、集中管理,打破了旧模式,实现档案馆的高效管理。

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      档案馆作为档案管理中心,其不升级所带来的将是档案工作量的增加、档案管理效率的降低、档案安全受到威胁,因此将传统档案馆升级改造为智慧档案馆已成为众多单位的诉求。以上和大家分享了智慧档案整体解决方案以及智慧档案馆解决方案实施的优势,可以看出,智慧档案馆建设完成后,有效解决管理痛点,使档案管理工作有了质的提升!

      本文源自洛阳花都集团网站,未经允许,请勿转载使用,侵权必究。

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