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如何延长纸质档案的保存寿命?建设一体化智慧档案库房是关键!

2022-12-27 11:21:28 来源:花都集团 阅读数:841

      纸质档案具有直观性、唯一性、不可复制性、不可涂改性的原始凭证特点当前纸质档案在政府及企事业单位,特别一些机密性较高的特殊行业仍将占据主导地位因此加强纸质档案的保管是义务、是责任。打造智慧库房是当下比较火热的项目,建设一体化智慧档案库房,按需配置环境控制系统、安防系统、RFID系统、数字化档案系统、智能密集架等,从而有利于延长纸质档案的保存寿命本文加以分析。

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一、纸质档案保存不当的后果

      档案寿命的长短与档案保管管理、档案保管环境和档案保护技术有着极为密切的关系。如果档案保管缺乏管理,档案工作人员的卫生意识、保护意识差,除了会人为性地造成档案缺损、甚至引起重要档案遗失;如果缺乏妥善的保管环境,随着时间的侵蚀,档案纸张会出现发黄、字迹变浅、霉变以及腐烂等现象,严重影响档案的完整性、可读性。

二、纸质档案保护工作存在的问题

      1、纸张问题

      纸质档案由纸和字迹两种元素构成,纸张的制作过程中会残留一些酸性物质,在经过照射后与纸张中其他物质接触后产生一些有机酸性物质,能够加速纸张纤维分解和化学反应,另外光照、空气温湿度变化造成纸张中水分的挥发、加速纸张纤维氧化和水解反应,加上空气中的一些霉菌物质及虫害等都会影响到纸质档案的保存年限。

      2、历史问题

      由于历史技术条件限制,特别是五、六十年代物质匮乏,纸张不耐磨、字迹易褪色,档案字迹易洇化扩散,缩短了档案的保存年限。

      3、库房问题

      一些单位由于经费缺乏等问题,没有严格按照国家有关建设标准建造档案库房,库房条件简陋,封闭性差,没有按照要求合理配置设备,缺乏必要的档案保护设备,导致外界环境巨大的温、湿度变化易造成档案材料氧化、腐蚀,导致档案破损、损毁,严重影响了纸质档案的完整性,缩短了保存年限。

      4、管理问题

      档案管理制度不健全不完善,档案工作人员保护意识不强,对档案管理制度缺乏执行力,对纸质档案的保护和管理松懈甚至忽视。另外,一些档案管理者没有严格的按照技术规范去管理纸质档案,也会影响档案的保存年限。

      5、人为问题

      纸质档案从各部门生成和保管开始,到整理归档、利用是档案原始材料最容易受损的过程。如果档案工作人员操作不规范、查阅者不注意爱惜档案,都会加速纸质档案的老化和损坏,造成不可挽回的后果。

三、建设一体化智慧档案库房,延长纸质档案的保存寿命

      有问题就需要有解决方案。影响到纸质档案寿命的因素涉及到诸多方面,只有针对性地采用科学的理论和方法保护纸质档案,才能最大限度地延长其寿命。

      1、完善库房基础设施建设,营造良好的保管环境。保护的首要条件从硬件开始,建设一体化智慧档案库房并配备智能密集架以及RFID系统,实现档案的无序存放有序管理自动盘点,自动出入库记录在库房中配备空调、除湿加湿净化一体机、空气质量云测仪、新风系统等现代设备,力求把库房温湿度控制在合理的范围内,防止或减少外界不利环境条件档案的破坏。

      2、防火、防水防盗是保护档案的头等大事,建设一体化智慧档案库房时应考虑到安装漏水报警系统、防火报警系统、动态视频监控系统、防盗报警监控系统、RFID门禁系统等同时定期检查库房内电线、电器发现问题及时解决。

      3、库房的窗户区域应采用折射光作用较强的玻璃,并安装双层不透光窗帘,库房内尽量使用白炽灯或无紫外荧光灯等低功率光源,减少光对档案的损害库房内禁放食品、杂物,防止灰尘和有害气体对档案的损坏,保持库房的清洁卫生。

      4、纸质档案数字化是延长档案使用寿命的主要手段纸质档案数字化就是利用数据库、数据压缩、扫描仪、OCR等技术手段将纸质档案蕴含的信息转化为数字化的信息并存入具有有序结构的档案信息库。建设一体化智慧档案库房配置数字化档案管理系统,对档案拆分录入,扫描入册,电子化分类存储,完成电子建档,可以高效实现存取检索功能,改善档案的利用方式,使档案的利用不再受纸质档案“孤本”的限制,一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享,避免原始档案因频繁调用而带来的损害,从而延长纸质档案的使用寿命。

四、健全档案管理制度,延长纸质档案的保存寿命

      1、重视入库前处理。纸质档案的保护工作是从档案入库后开始,原始档案经过整理、调用,空气中的污染物、工作人员手中的汗渍都会接触到档案,造成档案的二次污染和损伤,因此所有纸质档案入一体化智慧档案库房前必须进行消毒灭菌、脱酸等一系列处理,从源头控制虫害、霉菌、腐变等的产生,有效地延长其保存年限。

      2、讲究科学的保管方法。建设一体化智慧档案库房结合纸质档案的性能特点进行有针对性地保管,这样才能有效延长纸质档案的保存年限。如对酸性较强的纸张,要严格密封保管;对图纸、字画等纸张材料形成的档案,应折叠保管或摊开平放保管;对不同工艺制成的档案材料应分别保管等

      3、建立定期检查制度。档案入库后,须定期检查,严格按照标准进行温湿度的控制和调节,对一些年代久远的珍贵档案,应进行除尘,定期检查防虫防霉药物,防止因药物放置时间过长药效不佳而未能及时发现生虫蛀霉变现象,从而延误了档案抢救时期。

      4、强化档案的保护意识。作为档案管理人员要树立正确的工作价值观,严格按照档案管理的规则进行档案管理,要意识到,纸质档案作为一种不可再生的“集体记忆”,具有不可替代性,要明白档案保管工作的重要性,意识到档案损坏的严重后果,增强其对工作的自觉性。单位要高度重视和支持档案工作,把档案工作纳入本单位发展的总体规则,同规划,同部署,同检查,要设立档案保护专项经费,适当更新档案保护设备,改善库房保管条件。

      5、积极开展档案业务培训。定期对档案管理的工作人员进行知识培训,提高档案工作者的专业知识和基本保护技能,要正确处理好档案利用与保护的关系,并不折不扣地落实到具体的档案管理工作中。

      纸质档案是各个国家、政府、企事业单位留下的记录性材料,是人民劳动的智慧结晶,有着弥足珍贵的历史性意义,我们必须采取多方位的措施来防止纸质档案的损失发生,可以通过建设一体化智慧档案库房营造良好的保管环境、加快推进纸质档案数字化,同时健全档案管理制度,最大限度地延长纸质档案的寿命。

      本文源自洛阳花都集团网站,未经允许,请勿转载使用,侵权必究。

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