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RFID技术在档案信息化中的应用——更智能,更高效

2022-12-27 09:19:05 来源:小欧 阅读数:873

      对于企事业单位来讲,档案管理是一项极其重要且又繁杂的工作,特别是面对日益繁多的档案资料和越来越高的管理要求,传统的档案管理模式难以胜任,新的档案管理模式亟待应用。随着智能技术的不断升级,档案信息化和RFID技术逐渐进入大众视野。今天小编就要带大家认识下档案信息化和RFID技术,以及RFID技术在档案信息化中的应用。

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一、传统档案管理模式有哪些局限性?

(一)管理缺乏整体性

      传统档案管理模式未能设置专门的档案管理部门和专职人员,这就导致档案管理工作缺乏集中性和统一化管理,很容易出现档案分散到各自部门单独管理的情况。此外,由于不同部门的档案管理水平和要求不一致,更容易阻碍档案的统一化部署,严重情况下还会出现档案损坏和丢失的情况。

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(二)管理缺乏高效性和利用性

      传统档案管理更加重视对于实体档案的整理和管理,缺乏对于档案内容和数据的利用,同时档案整理和管理的效率也比较低。具体来讲,一是对档案的内容利用较少。在我们的日常工作中,很多实体档案只有一份,当档案外借或占用时,其余人无法同时利用到该资源,降低了利用率;二是对档案的数据利用较少。传统档案管理缺少高效率的盘点工具以及功能完善的管理系统,无法对档案的上下架、出入库数据以及借阅归还等使用数据进行及时统计和分析,从而无法得出有效的管理结论,无法为档案管理人员提供科学的决策参考;三是对实体档案的盘点管理效率低下。传统的档案管理即便借助纸质条形码标签和扫码枪管理,也无法与应用了电子标签的智能档案管理相提并论,无法满足用户大批量和急切的借阅需求。

二、什么是档案信息化以及档案信息化带来的优越性

      档案信息化主要指两方面,一是数字化,即将各种传统档案和档案目录信息利用扫描和OCR识别转化等方式,从模拟信息转移为数字信息,并进行科学的管理和利用;二是网络化,这是应用计算机网络技术实现信息传递和共享的过程。数字化是网络化的基础和前提,网络化能够加快实现档案信息资源的开放、共享,并提升档案资源的价值。

      那么,信息化档案管理相较于传统档案管理方式有哪些优势?一是安全性,信息化可以在很大程度上降低实体档案的外借频率,从而减少实体档案的损耗,同时也可以避免外借过程中的丢失;二是高效的数据利用效率,信息化可以使读者对于档案数据的查询和在线阅览更为便捷,同时管理人员也可以提升对于档案数据的利用效率,使得管理工作更及时更科学有效。

三、RFID技术在档案行业的应用

      RFID即英文单词Radio Frequency Identification的缩写,中文翻译:无线射频识别,这是自动识别技术的一种,它通过无线射频方式进行非接触双向数据通信,利用无线射频方式对电子标签进行读写,从而达到识别目标和数据交换的目的,其被认为是21世纪最具发展潜力的信息技术之一。RFID技术在档案盘点、档案管理、档案智能追踪等方面都拥有着极大的优势,应用在实体档案管理和档案信息化当中将起到极大的作用。

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      RFID技术的优势:

      1)识别效率高:在档案库房中,大量RFID标签可被读写器同时、快速、批量读取,一次可读取数百枚甚至数千枚标签,同时读取距离可以实现4米以上,识别效率高;

      2)可实现智能追踪:未被授权的档案标签在带离库房经过RFID智能通道门禁时会进行报警,并被进行事件记录,能够保障档案的安全性;

      3)设备使用寿命长:RFID标签具有防水、防磁、防腐蚀、耐高温的特点,目前一般的标签保存时间都可以达到几年、十几年甚至几十年。

      4)系统功能强大:RFID系统具备较强的智能性,无论是档案的上下架、出入库管理都可以做到全流程管理,自动进行事件记录。同时对于档案的目录管理、分类管理和著录管理等都做了完善的功能。

      RFID技术是对档案的信息化的有力补充,完善了信息化与实体档案管理的绑定工作,做好了电子文件的实体位置快速定位,快速查阅,同时也做好了实体档案的快速盘点和高效管理,进一步提升档案数据的利用效率。RFID技术在档案行业中的应用能够快速推动档案智能化管理的进程,能够提升用户的使用体验,实现个性化的档案服务,进而实现全民乐享档案内容的目标。洛阳花都集团创始于1992年,专注于智能档案管理系统的研发和服务,沉淀档案行业30年,产品从用户出发,更易用更好用,感谢阅读,期待与您的合作。

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