随着社会的飞速发展和进步，档案的数量越来越多，档案利用的频率越来越高，而落后的档案库房势必与其产生矛盾，导致档案管理过程中凸显出一系列问题，使档案管理的难度大大增加，档案管理人员的工作压力也越来越大。基于此，各单位迫切需要开展智能档案库房、智慧档案库房一体化建设，安装一体化平台、智能密集架、环控系统、安防系统、RFID系统、数字化档案管理系统等，从而向新型档案管理方式迈进！
一、落后的档案库房所存在的问题
1、档案库房缺乏科学的规划和设计，导致出现空间利用不合理等问题，进而影响档案管理工作。
2、档案库房内的档案数量庞大且种类繁多，而库房硬件设施的配置普遍不完善，导致档案管理不当。在实际工作中，档案库房因为设备设施的落后而造成档案管理混乱的现象屡见不鲜，严重影响档案的安全、档案的利用。
3、档案库房中各个设备及系统处于独立运行、分散管理的状态，易形成信息孤岛，这导致人员在管理的过程中浪费了大量的时间和精力。
二、智慧档案库房一体化建设的优势
1、科学规划、有依有据，充分利用空间：在智慧档案库房建设前期，专业的工作人员将根据单位的实际情况合理（如：空间尺寸、档案数量、档案类型、档案库房风格、预算等）规划方案，多次商讨并确认方案无误后，再开展实施智慧档案库房一体化建设工作，实现档案库房空间的充分利用，从而达到理想效果。
2、实现档案的有序、高效、科学、规范管理：智慧档案库房一体化建设，通过安装智能密集架、rfid系统，实现了档案基本信息管理、档案快速查询、档案精准定位、高效盘点、借阅归还管理、出入库管理等，即使大量档案的情况下，也能达到有序、高效、科学、规范管理，使档案管理更轻松便捷。
3、实现环境的实时监测和调控：智慧档案库房一体化建设后，能够实现实时监测、显示库房温湿度、空气质量TVOC、空气PM2.5、空气甲醛含量、空气CO2浓度等参数，环境异常时立即发出报警，支持自动或手动对环控设备进行管理和控制，确保环境达标，实现档案的能够长久、安全的存储。
4、全方位保障档案的安全：智慧档案库房中含有监控系统、防盗报警系统、门禁系统、七氟丙烷气体灭火系统等，达到实时监控库房情况，当出现烟雾超标、异常进出等情况时，系统将及时发出报警，通知并提醒人员及时采取相应的措施，全方位保障档案的安全。
5、实现实体档案与数字档案的双重管理：智慧档案库房不仅能够实现实体档案的高效有序管理，还能够实现数字档案的收集、整理、利用、安全、管理等，相比以往单一的档案管理方式，档案管理水平和档案利用效率都得到大大提高。
6、实现多系统间的统一集中管理：智慧档案库房一体化平台实现了智能密集架系统、RFID系统、环控系统、安防系统等多系统进行对接，库房实景以及相关数据聚合在平台上统一展示，并支持智能密集架、环控等设备的远程控制。可见，智慧档案库房一体化建设真正实现了档案库房各系统间的集中、统一管理，使人员可以更快速、更便捷地管理库房。
综上，智慧档案库房/智慧档案室一体化建设方案，科学规划、有依有据，充分利用空间，实现档案的有序、高效、科学、规范管理，实现环境的实时监测和调控，全方位保障档案的安全，实现实体档案与数字档案的双重管理，实现多系统间的统一集中管理，使档案管理向新方式、新方向迈进！
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